انت هنا : الرئيسية » العلاقات العامة » إدارة الفعاليات » ٧ خطوات لتنظيم فعالية ناجحة

٧ خطوات لتنظيم فعالية ناجحة

Event managementدائما ما تقع أخطاء في تنظيم الفعاليات بإختلاف مجالاتها و أحجامها و ذلك لسبب بسيط هو لكونها إفتقرت لمرحلة تخطيط طبيعية سبقت كل المراحل التنفيذية و التي عادة تحدث بسبب إستعجال المشتغلين بالتنظيم الشروع في الجانب التنفيذي بفعل الضغط الواقع عليهم من رؤوسائهم أو عملائهم.
هنا سأورد لكم فيما يلي 7 خطوات رئيسة لتنظيم أي فعالية منطلقين بالتخطيط كأساس في العمل و التي يجب على أي راغب في تنظيم فعالية أن يمر بها و ذلك لضمان أن يكون هناك تصور واضح و مسار زمني و إجرائي منظم ضمانا للحد من الأخطاء و المصاعب و تسهيلا للعملية و إنجاح المخرجات.

١- تحديد الهدف من الفعالية:

عبر طرح السؤال (ماذا نريد) فهل الهدف من الفعالية هو الخروج بأكبر عدد ممكن من الحضور أم هي توصية للمؤتمر تتبناه الدولة أم هو الربح المالي أم هو الترويج لفكرة أجتماعية أو دعم لصناعة معنية.
و لابد في هذا التحديد أن يتم كذلك تحديد آلية قياس مدى تحقيقنا لما أردنا، فهل هدفنا هو ١٠٠٠ أم مليون أم عشرة ملايين، ثم إن كان الهدف دعم الدولة لتوصية لمؤتمرنا هل هو من خلال اعلان جماهيري أم مجرد دعم معنوي بخطاب .. إلخ.

٢- صياغة مسودة الخطة:

و ذلك بإجراء الخطوات التالية

أ- البحث في المحيط و تقصي التفاصيل فيما يتعلق بـ( المنافسة + المشاكل المتوقع +أحداث متشابهه + الجمهور المستهدف).
ب- جمع البيانات و ذلك من خلال ( التواريخ المقترحة المناسبة لتنظيم الفعالية + التكاليف و المداخيل المتوقعة + المواقع المناسبة لتنظيم الفعالية ومستوى قدراته التقنية و الفنية + الكوادر البشرية المطلوبة).

٣- صياغة الخطة التفصيلية:

و تتكون من ثلاثة محاور رئيسة

أ-الخطة المالية: و التي تتضمن ( الميزانية التقديرية مشتملة على المصاريف و المداخيل + الرعايات + الإستثمار + السيولة النقدية).
ب- الخطة التشغيلية: و تتضمن ( الموارد التشغيلية المختلفة بما فيها الكوادر البشرية و فرق العمل + موقع الحفل و ما يتضمنه + الخدمات و المتطلبات اللوجستية + المعدات + جدول الإنتاج + خطط التأمين و السلامة و الأمن).
ج- الخطة التسويقية و تتضمن (الأبحاث و المعلومات + النشاطات التسويقية التي تشمل الترويج و العلاقات العامة + الجدول الزمني لكل نشاط).

٤ النقاش و الدراسة:

وهي مرحلة يقوم فيها جميع المرتبطين بالعملية التنظيمية بالفعالية بمناقشة ما تضمنته الخطة عبر نقد التفاصيل و البحث عن نقاط الضعف بهدف التعديل و إعادة صياغة المتطلبات بشكل أقرب للكمال.

٥ مرحلة التنظيم علي الأرض:

و التجهيز للفعالية و ذلك من خلال تطوير النشاطات المرافقة للفعالية و تحديد الجداول الزمنية التفصيلية لكل منها و آليات إنجازها و المسئولين عنها.

٦-التطبيق و التنفيذ:

و هي المرحلة التي تتحول فيها كل الأفكار إلى واقع حقيقي فتظهر الأخطاء و تتحقق الأهداف، و هي مرحلة تتصف بشكل رئيسي بأنها تعتمد على العمليات و التحكم و الإجراءات.

٧ – الإقفال:

و هي مرحلة مابعد الفعالية و التي تتضمن (التقييم وفق معطيات الواقع + ردود الفعل من قبل الجمهور المستهدف + تسليم الجميع مستحقاتهم و معداتهم).

هذا بشكل مختصر أهم الخطوات، على أني سأقوم مستقبلا بعون الله بالشروع في تفصيلات أكثر تعمقا في كل جانب من الجوانب المشار لها أعلاه، متأملا في ذات الوقت من المهتمين منكم بموضوع إدارة الفعاليات مشاركتنا بأرائكم في هذا الموضوع أو غيره، و إن كان لدى أي منكم أضافة نأمل أن نحظى بها لتعم الفائدة على الجميع.

تحياتي

عن الكاتب

عزيزي زائر المدونة أشكرك على تلطفك بالمحافظة على النقاش الهادئ و المتزن و الهادف للإستفادة و الإفادة. تحياتي ... ياسر

عدد المقالات : 100

تعليقات (1)

اكتب تعليق

جميع الحقوق محفوظة © 2013 لـ: ياسر الغسلان. من تطوير: Creative Unit

الصعود لأعلى