انت هنا : الرئيسية » العلاقات العامة » إدارة الفعاليات » ١٠ نقاط أساسية لتنظيم مؤتمر صحفي

١٠ نقاط أساسية لتنظيم مؤتمر صحفي

مؤتمر صحفيكثير من الجهات تعتقد أن تنظيم مؤتمر صحفي هو الطريقة المثلى للتواصل مع الإعلام، و على الرغم من أن ذلك قد يكون صحيح في أحيان، إلا أن إصدار بيان صحفي و إرساله عبر القنوات المتبعة لوسائل الإعلام قد يكون الحل الأمثل في أحيان كثيرة خصوصا في حالات عندما يكون
الخبر أمرا مكررا أو لا يتضمن أهمية قصوى لتوضيح خلفيات و تفصيلات معينة أو إذا لم يكن الموضوع ضمن أزمة تواجهها المؤسسة.
كمشتغل في العلاقات العامة و العلاقات الإعلامية يعد التأكد من تغطية جميع التفاصيل المطلوبة لتنظيم مؤتمر صحفي من أهم الهواجس التي نعيشها نظرا لكونها مناسبة تنظم في أجواء لا تحتمل الخطأ و ذلك بوجود الإعلام الذي قد يكون متربصا أحيانا و وجود المسئولين الذين قد لا يعون أهمية و خطورة ما يقولون و كيف يردون، و عليه يبقى تنظيم المؤتمر الصحفي عملا و إن كان لا يستغرق وقتا طويلا إلا أنه يتضمن تفاصيل دقيقة سأورد لكم هنا ١٠ نقاط أساسية ستساعدكم في تنظيم مؤتمر صحفي يخرج بكم بعون الله بالنتائج الإيجابية التي تسعون إليها.

١- حدد الهدف الذي من أجله تعقد المؤتمر الصحفي (إعلان منتج جديد، توضيح خلفيات مشكلة معينة ، إلخ)
٢- حدد الرسائل التي تريد إيصالها للجمهور و التي ستؤثر إيجابا على نظرته للمؤسسة و تحقق الإقتناع و تبني ما عزمت على إعلانه ( نحن نهتم بالبيئة، نسعى لخدمة الإقتصاد الوطني، منتجنا أرخص من المنافسين … إلخ).
٣- حدد المكان المناسب لعقد المؤتمر الصحفي (قاعة ، فندق، مقر المؤسسة …الخ) إضافة للمتطلبات المكانية (كيفية جلوس المتحدثين و الصحفيين) و التقنية التي ستستخدم ( الأجهز إلكترونية ) و  المتطلبات التسويقية (بروشورات و هدايا) و المواد الفنية (بانارات) و خلافه.
٤- حدد الموعد المناسب لعقد المؤتمر الصحفي واضع في عين الإعتبار طبيعة عمل الصحفيين و مواعيد تسليمهم لموادهم الصحفية و قربهم أو بعدهم من مكان إنعقاد المؤتمر.
٥-إبعثر بالدعوات للصحفين لحضور المؤتمر قبل إنعقاده بإسبوع و قم بالإتصال بهم قبل يومين من موعد المؤتمر للتأكد من أنهم إستلموا الدعوة و قم بتكرار الإتصال في صباح يوم المؤتمر للتأكد من حضورهم و تغطيتهم للمؤتمر.
٦- قم بدعوة ضيوف لحضور المؤتمر من مسئولي الموسسة و بعض القيادات التي لها إرتباط بموضوع المؤتمر الصحفي من القطاعين الخاص و الحكومي و ذلك لإضفاء الدعم المعنوي لأهداف المؤتمر و الذي سيساعد في تأصيل أهمية الموضوع لدى الصحفيين.
٧- قم بتوزيع الأدوار على الزملاء العاملين معك في تنظيم الموتمر الصحفي و تأكد أن كل فرد يعي تماما دوره و واجباته.
٨- قم بتجهيز ملف صحفي متكامل يتضمن البيان الصحفي و الذي يجب أن يكون مقتضبا و مواد صورية و فيليمية إن أمكن و التي تساعد على إيصال الرسائل التي سبق أن حددتها لهدف لهذا المؤتمر و قم بتوزيعه في نهاية المؤتمر الصحفي على الحضور و على الصحفيين الذين قد يتأخر وصولهم أو لم يتمكنوا من الحضور.
٩- يجب تحدد متحدث للمؤتمر الصحفي و الذي يفضل أن يكون شخص أو شخصين مع تحديد أدوار كل منهما و من هو المتحدث الرئيسي فيهم، كما يجب أن يكونا ملمان بشكل متكامل بالموضوع الذي أتى الجميع للإستماع عنه و لديهما القدرة على الإجابة و التعامل مع الأسئلة الصعبة.
١٠-لا بد من تحديد مدير للحوار أو رابط فقرات يكون مسئول عن ضبط و إنسيابية توجيه الأسئلة من قبل الصحفيين و العمل على تسجيل الملاحظات و الطلبات الإعلامية الإلحاقية للصحفيين.

عن الكاتب

عزيزي زائر المدونة أشكرك على تلطفك بالمحافظة على النقاش الهادئ و المتزن و الهادف للإستفادة و الإفادة. تحياتي ... ياسر

عدد المقالات : 100

اكتب تعليق

جميع الحقوق محفوظة © 2013 لـ: ياسر الغسلان. من تطوير: Creative Unit

الصعود لأعلى